1. Sistem
Buku Besar Umum
General Ledger System (GLS) merupakan pusat dari
aliran-aliran transaksi yang dicatat dalam jurnal khusus dan akun buku besar
pembantu yang akan dijadikan input untuk sistem pelaporan manajemen dan FRS. Sumber
input dalam buku besar, termasuk transaksi rutin, jurnal penyeseuaian, dan
jurnal penutup dimasukkan dari voucher
jurnal, yang dapat mewakili suatu transaksi, mengidentifikasi jumlah
keuangan, dan akun buku besar umum yang dipengaruhi.
Database GLS terdiri atas sejumlah file. File induk
buku besar umum digunakan FRS untuk mengasilkan laporan keuangan perusahaan dan
digunakan MRS untuk mendukung kebutuhan informasi internal. File sejarah buku
besar umum digunakan untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis
historis. File voucher jurnal
historis digunakan untuk mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk
menghitung penggunaan sumber daya. File pusat pertanggungjawaban yang digunakan
dalam persiapan laporan pertanggungjawaban manajemen. File anggaran induk yang
terdiri atas jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya
untuk pusat-pusat pertanggungjawaban. Dari file-file tersebut, dapat terihat
aliran dari sistem pemrosesan suatu transaksi ke departemen buku besar umum.
2. Sistem
Pelaporan Keuangan
Laporan keuangan dibuat untuk memberikan informasi
keuangan kepada pihak eksternal perusahaan, seperti kreditur, pemegang saham,
dan pemerintah. Laporan keuangan dapat mencerminkan kinerja suatu perusahaan,
yang dapat dijadikan salah satu penilaian oleh pihak eksternal kepada
perusahaan. Laporan keuangan sangat harus diperhatikan, karena akan memengaruhi
bagaimana pihak eksternal memperlakukan perusahaan. Laporan keuangan dibuat
dengan asumsi bahwa audiens merupakan para pemakai yang canggih dengan
kebutuhan yang relatif sama yang memahami prinsip-prinsip akuntansi yang
digunakan.
Proses akuntansi keuangan:
a. Mencatat
transaksi
b. Mencatat
di jurnal khusus
c. Memposkan
ke buku besar pembantu
d. Memposkan
ke buku besar umum
e. Menyiapkan
neraca percobaan sebelum penyesuaian
f. Melakukan
jurnal penyesuaian
g. Menjurnal
dan memposkan ayat jurnal penyesuaian
h. Menyiapkan
neraca percobaan yang telah disesuaikan
i.
Menyiapkan laporan keuangan
j.
Menjurnal dan memposkan ayat jurnal
penutup
k. Menyiapkan
neraca percobaan pasca-penutupan
Akurasi dan reliabilitas informasi
akuntansi sangat diperlukan, maka perlu adanya kontrol terhadap FRS. Jika tidak,
laporan keuangan bisa salah dalam pernyataannya dan dapat menyesatkan pemakai
laporan keuangan tersebut, seperti jejak audit yang defektif, akses yang tidak
terotorisasi ke buku besar umum, akun buku besar umum yang tidak seimbang
dengan akun buku besar pembantu, dan saldo buku besar umum yang salah karena
voucher jurnal yang salah atau tidah terotorisasi. Salah penafsiran laporan
keuangan dapat berakibat fatal dan dapat merugikan perusahaan.
Untuk mencapai akurasi dan reliabilitas
tersebut, maka perlu adanya otorisasi transaksi oleh seorang manager yang
bertanggung jawab di departemen sumber. Selain itu, perlu adanya pemisahan
tugas, seperti tugas memperbarui buku besar umum harus dipisahkan dari semua
tanggung jawab akuntansi dan pengawasan aktiva dalam organisasi. Kontrol akses
secara langsung maupun tidak langsung juga diperlukan, seperti dengan pemberian
nomor dan pencatatan dokumen-dokumen yang akan menjadi sarana akuntabilitas.
Penggunaan teknologi komputer sangat
membantu dalam mempersiapkan laporan-laporan yang esensial dalam perusahaan,
seperti GL/FRS otomatis dengan pemrosesan batch
dan file sekuensial. Sistem ini memiliki keunggulan dalam hal kontrol dan
pelaoprannya yang dapat mendukung manajemen dalam laporan rangkuman umpan balik
terbatas tentang aktivitas transaksi. Sedangkan, kelemahannya ada pada
ketidakefisienan dan rekonsiliasi yang tidak teratur.
3. Sistem
Pelaporan Manajemen
Sistem pelaporan sangat berpengaruh terhadap
efektivitas manajemen di suatu perusahaan. Maka dari itu, diperlukan suatu
pemahaman tentang apa yang dilakukan oleh para manajer dan jenis-jenis masalah
yang dihadapinya. MRS berperan dalam proses pengambilan keputusan. Selain itu,
MRS juga dapat membantu manajer mengumpulkan, menganalisis, dan merakit
rangkaian informasi untuk mengidentifikasi masalah-masalah potensial. Berikut merupakan
faktor-faktor yang memengaruhi MRS:
a. Proses
Pengambilan Keputusan
1. Mengidentifikasi
Masalah
Gejala-gejala dari
suatu masalah perlu diamati, karena memerlakukan suatu gejala sebagai suatu
masalah akan mengarah ke keputusan yang salah. Suatu usaha perbaikan yang
terburu-buru, hanya akan mengatasi masalah dalam jangka pendek, dan akan merusak
kesehatan jangka panjang suatu perusahaan.
2. Evaluasi
Solusi Alternatif
Dalam pengambilan
keputusan, manajer harus mengidentifikasi dan mempertimbangkan semua opsi yang
layak dan mungkin untuk dilakukan.
3. Implementasi
Solusi yang Terbaik
Dibutuhkan prencanaan
yang rinci dalam pengimplementasian suatu solusi, seperti dalam hal mengatur
biaya proyek, menegosiasi kontrak dengan para pemasok dan kotraktor,
mendapatkan lisensi, izin, dan wilayah otorisasi, serta merencanakan perubahan
dari sistem lama ke sistem baru.
4. Melakukan
Pemeriksaan Pasca-Implementasi
Hal ini ditujukan untuk
menentukan apakah keputusan dan pengambilan keputusan sudah tepat atau belum.
b. Prinsip-prinsip
Manajemen
1. Formalisasi
Pekerjaan
Pihak manajemen harus
membagi tugas untuk setiap posisi yang memiliki batasan-batasan tanggung jawab
masing-masing. Formalisasi pekerjaan ditujuan untuk menghindari suatu struktur
di organisasi di mana kinerja, kamampuan, dan eksistensi perusahaan tergantung
pada individu tertentu.
2. Tanggung
Jawab dan Otoritas
Setiap individu yang
terlibat dalam perusahaan, berkewajiban untuk mencapai hasil yang perusahaan
inginkan sesuai dengan tugasnya masing-masing. Prinsip ini mencerminkan jalur
pelaporan vertikal perusahaan di mana informasi mengalir, posisi dapat memengaruhi
ruang lingkup dan informasi yang akan dilapokan.
3. Jangkauan
Kontrol
Jangkauan kontrol yang
lebih luas akan memungkinkan melibatkan lebih banyak pegawai dalam pengambilan
keputusan. Dengan adanya jangkauan kontrol, para manajer akan lebih banyak mendelegasikan
otoritas pengambilan keputusan kepada para bawahannya. Para manajer degan
tanggung jawab kontrol luas beroperasi paling efektif dengan informasi yang
lebih ringkas.
4. Manajemen
dengan Pengecualian
Para manajer harus
membatasi perhatian mereka pada wilayah-wilayah yang berpotensi masalah
daripada terlibat dalam setiap keputusan dan memerlukan informasi yang
mengidentifikasi operasi yang berisiko tidak terkontrol.
c. Fungsi,
Level, dan Jenis Keputusan Manajemen
Fungsi
perencanaan berkaitan dengan pengambilan keputusan tentang apa yang akan
dilakukan suatu perusahaan yang akan datang, baik jangka pendek maupun jangka
panjang. Fungsi kontrol akan memastikan bagaimana kegiatan operasi berjalan
sesuai dengan rencana.
1. Keputusan
Perencanaan Strategis dibuat oleh manajemen atas, antara lain:
·
Menetapkan tujuan perusahaan
·
Menentukan ruang lingkup aktivitas
bisnis
·
Menentukan atau memodifikasi struktur
organisasi
·
Menetapkan filosofi manajemen.
Ciri-ciri
keputusan strategis, antara lain:
·
Kerangka waktunya panjang
·
Memerlukan informasi yang lebih ringkas
·
Keputusan tidak berulang
·
Berkaitan dengan menghadapi
ketidakpastian tingkat tinggi
·
Ruang lingkup yang luas dan mendasar
memengaruhi perusahaan
·
Memerlukan sumber informasi eksternal
maupun internal
2. Keputusan
Perencanaan Taktis
Dibuat oleh manajemen
tengah dengan jangka waktu keputusan yang pendek, lebih spesifik, berulang,
hasilnya lebih pasti, dan kurang berpengaruh pada perusahaan dibandingkan
dengan keputusan strategis.
3. Keputusan
Kontrol Manajemen
Membuat semua aktivitas
dalam semua lini seproduktif mungkin.
4. Keputusan
Kontrol Operasional
Lebih fokus
memerhatikan pekerja operasi rutin. Elemen-elemen dasar dalam keputusan kontrol
operasional:
·
Standar, tingkat kinerja yang telah
ditetapkan untuk dapat dicapai.
·
Evaluasi kinerja
·
Melakukan tindakan korektif
d. Struktur
Masalah, elemen-elemennya adalah:
1. Data,
nilai yang digunakan untuk mewakili faktor-faktor yang relevan dengan suatu
masalah.
2. Prosedur,
urutan langkah-langkah untuk memecahkan masalah.
3. Tujuan,
hasil yang ingin dicapai dengan memecahkan masalah tersebut.
e. Jenis-jenis
Laporan Manajemen
1. Tujuan
laporan
Membedakan antara
informasi dan data. Laporan-laporan yang gagal mencapai tujuan berarti kurang
kandungan informasinya dan tidak bernilai.
2. Laporan
yang Diprogram
Memberikan informasi
untuk memecahkan masalah yang telah diantisipasi pemakai. Laporan yang
diprogram terbagi dalam dua subkelas, laporan jadwal dan laporan menurut
permintaan.
3. Atribut
Laporan
Suatu laporan harus
relevan, ringkas, orientasi pengecualian, akurat, lengkap, tepat waktu, dan
padat.
4. Laporan
Khusus
Manajer dengan latar
belakang komputer terbatas dapat dengan cepat memproduksi laporan khusus dari
terminal atau komputer mikro, tanpa bantuan tenaga profesional pemrosesan data.
f. Akuntansi
Pertanggungjawaban
Setiap peristiwa
ekonomi yang memengaruhi organisasi adalah tanggung jawab dan dapat dilacak ke
manajer individual.
1. Penetapan
Tujuan Keuangan: Proses Anggaran
Dapat membantu pihak
manajemen dalam mencapai tujuan keuangannya dengan membentuk tujuan yang dapat
diukur untuk setiap segmen organisasi.
2. Pengukuran
dan Pelaporan Kerja
Dilakukan oleh setiap
elemen dalam perusahaan dan melaporkan pertanggungjawabannya kepada manajemen
di ats mereka.
3. Pusat
Pertanggungjawaban
·
Pusat biaya, merupakan suatu unit
organisasional dengan tanggung jawab atas manajemen biaya dalam batas-batas
anggaran.
·
Pusat laba, mengontrol biaaya dan
menghasilkan pendapatan.
·
Pusat investasi, mengambil keputusan
yang secara mendasar akan memengaruhi perusahaan.
g. Pertimbangan
Perilaku
1. Keserasian
Tujuan
Manajer tingkat lebih
rendah yang mencapai tujuannya berkontribusi secara positif ke tujuan
superiornya. Sistem pelaporan manajemen yang terstruktur rapi berperan penting
dalam mempertahankan keserasian tujuan.
2. Informasi
yang Berlebihan
Hal ini dapat terjadi
ketika seorang perancang sistem pelaporan tidak mempertimbangkan level
organisasional dan jangkauan kontrol manajer dengan tepat. Informasi yang
ebrlebih akan membuat manajer mengabakan informasi formalnya dan bergantung
pada petunjuk-petunjuk informal dalam melakukan keputusan.
3. Ukuran
Kinerja yang Tidak Tepat
Pengukuran kinerja harusnya dapat
memperhitungkan semua aspek yang terlibat dalam perusahaan. Apabila pengukurannya
tidak tepat, akan memberikan pengaruh buruk kepada perusahaan.
Daftar Pustaka
Hall, James A. 2009. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
